Auditoria de capturas

Menú: Cobranza y crédito → Auditoría de capturas.

Objetivo operativo

Auditoría de capturas es la cola de revisión de los pagos que cobradores y administradores registran en Mi jornada o en Cobranza. Desde aquí el auditor (supervisor, administrador o dueño del negocio) valida que el monto, el método, la referencia y la distribución de cada captura sean correctos antes de que el dinero se aplique al calendario de pagos del crédito.

Aprobar una captura la deja aplicada: abona el monto a las cuotas indicadas en la distribución, actualiza los saldos, recalcula la salud crediticia del cliente y, si todas las cuotas quedan cubiertas, marca el crédito como liquidado. Rechazar una captura la deja rechazada: no mueve saldo, se conserva para trazabilidad y queda anotada con el motivo del rechazo.

Esta pantalla es la última puerta de control antes de que un pago cobrado en campo se convierta en un abono contable. Una aprobación mal hecha puede generar saldos incorrectos, cuotas marcadas como pagadas por error o un crédito liquidado antes de tiempo. Un rechazo innecesario frena la conciliación del cobrador y retrasa la actualización de la cartera.

Cuándo usar esta pantalla

• Para revisar las capturas que los cobradores dejaron pendientes al cerrar su jornada.
• Para aprobar pagos ya verificados contra comprobantes, efectivo o transferencias.
• Para rechazar capturas con monto, método, referencia o distribución incorrecta.
• Para ver el monto pendiente de auditar, cuántos cobradores registraron capturas y cuántas faltan.
• Para auditar lotes cerrados antes de la conciliación final.
• Para investigar por qué el resumen del lote no cuadra con lo reportado por el cobrador.

No uses esta pantalla para registrar pagos nuevos: eso ocurre en Mi jornada o en Cobranza. Tampoco para crear o editar rutas: eso vive en Rutas de cobranza.

Requisitos previos

Requisito	Qué pasa si falta
Tu negocio tiene la herramienta Crédito y cobranza (en cualquier plan) o el plan Control.	La pantalla no se abre: te lleva a la página para mejorar tu plan.
Tu usuario es administrador, administrador del negocio o super administrador.	Ves un aviso de acceso no autorizado.
Hay capturas pendientes.	La pantalla muestra No hay capturas pendientes.

Cómo operar la pantalla

1. Abre Cobranza y crédito → Auditoría de capturas.
2. Revisa los indicadores superiores: Capturas encontradas (capturas pendientes que coinciden con la búsqueda), Monto pendiente (importe de esas capturas), Cobradores (personas que las registraron) y En esta página (filas visibles).
3. Si buscas algo puntual, usa Buscar captura con el cliente, folio, cobrador o referencia.
4. En la tabla, revisa cada fila: Fecha, Folio, Cliente, Monto, Cobrador, Método y Referencia.
5. Debajo de la fila aparecen la Distribución y las notas, si la captura las tiene. La distribución muestra a qué número de pago (#N) va cada monto.
6. Elige una acción:
   • Aprobar: abre la confirmación con el Comentario de aprobación precargado como Verificado. Corrígelo si hace falta y pulsa Confirmar aprobación.
   • Rechazar: abre la confirmación y exige un Motivo de rechazo. Escribe el porqué y pulsa Confirmar rechazo.
7. La captura desaparece de la cola. Al aprobar, el pago se aplica al calendario del crédito. Al rechazar, queda registrada como rechazada con su motivo.
8. Pulsa Actualizar para recargar la cola si otra persona capturó mientras revisabas.

Una captura aprobada no se puede cambiar desde esta pantalla. Si se aprobó por error, abre una solicitud de soporte (botón de ayuda ? → Soporte) con el cliente, el monto y la fecha de la captura para que la anulen.

Estados de una captura

Estado	Significado	Efecto en el crédito
Pendiente	Capturada, aún no auditada.	No toca el calendario de pagos; cuenta como pendiente en el crédito.
Aplicada	Aprobada por el auditor.	Abona las cuotas de la distribución y recalcula lo pagado, el saldo y la salud crediticia; puede liquidar el crédito.
Rechazada	Rechazada con motivo registrado.	No toca el calendario de pagos; se conserva para trazabilidad.
Anulada	Una captura aplicada que soporte anuló.	Quita el abono de las cuotas, las reabre y recalcula la salud crediticia.

Campos y controles principales

Campo o control	Para qué sirve	Cómo interpretarlo	Impacto
Capturas encontradas	Capturas pendientes en la cola que coinciden con la búsqueda.	Número de capturas por revisar.	Mide la carga de trabajo del auditor.
Monto pendiente	Importe total que espera auditoría.	Suma de los montos de las capturas encontradas.	Indica cuánto dinero aún no se refleja en los créditos.
Cobradores	Personas distintas con capturas pendientes.	Conteo sin repetir de quien capturó.	Ayuda a dimensionar cuántas jornadas faltan por revisar.
Fecha	Cuándo se capturó el pago.	Fecha y hora del registro.	Permite revisar en orden.
Folio	Folio de la venta a crédito.	El mismo folio del ticket de la venta.	Permite ubicar la operación original.
Cliente	Nombre del cliente del crédito.	Titular del crédito.	Identifica a quién se le cobró.
Monto	Importe reportado por el cobrador.	Lo que el cobrador dice haber recibido.	Debe coincidir con comprobantes y efectivo.
Cobrador	Usuario que capturó.	Nombre del usuario.	Responsable del pago en campo.
Método	Forma de pago.	CASH (efectivo), TRANSFER (transferencia), CARD (tarjeta) u OTHER (otro).	Define cómo conciliar el pago.
Referencia	Código externo de la transacción.	Número de transferencia, recibo o voucher.	Útil para cruzar con transferencias o recibos.
Distribución	Asignación a cuotas.	Número de pago y monto de cada parte.	La suma debe ser igual al monto capturado.
Notas	Observaciones de quien capturó.	Texto libre debajo de la fila.	Contexto adicional para decidir.
Aprobar / Rechazar	Botones de acción por fila.	Abren la confirmación.	Cambian el estado y afectan el saldo del crédito.

Acciones disponibles y comportamiento

Acción	Qué hace	Cuándo usarla
Actualizar	Vuelve a cargar la cola de capturas pendientes.	Al iniciar turno o si otras personas agregaron capturas.
Aprobar	Abre la confirmación para aplicar la captura al calendario del crédito.	Cuando monto, método, referencia y distribución son correctos.
Rechazar	Abre la confirmación para rechazar la captura con un motivo.	Cuando hay error de captura, monto dudoso o falta comprobante.
Confirmar aprobación	Aplica el pago con el comentario.	Tras revisar la distribución y el cliente.
Confirmar rechazo	Rechaza la captura y guarda el motivo.	Cuando el rechazo está justificado y documentado.
Volver	Cierra la confirmación sin cambiar nada.	Si necesitas más información antes de decidir.

Errores comunes y prevención

Situación	Cómo prevenirla o resolverla
La tabla está vacía aunque el cobrador dice que capturó.	La captura queda pendiente aunque el cobrador no haya cerrado su lote. Confirma que la registró con su propio usuario y que estás en el negocio correcto.
El monto pendiente no coincide con el cierre del cobrador.	Revisa también lo aprobado y rechazado del día; esta pantalla no lo muestra, pero el Dashboard crédito y los lotes sí.
No puedes confirmar el rechazo.	El motivo es obligatorio; escribe al menos una frase clara.
Aparece un error al aprobar o rechazar.	Puede que otro auditor ya la haya procesado, que haya un problema de red o que el crédito ya no esté activo. Pulsa Actualizar y revisa el mensaje.
La aprobación liquidó el crédito inesperadamente.	Verifica que la distribución no cubriera la última cuota; si hay pagos duplicados, revisa con el cobrador antes de aprobar.
El cobrador dice que aprobó en Mi jornada pero aquí sigue pendiente.	Los cobradores no aprueban capturas. Las que registra un administrador normalmente se aprueban solas; las demás llegan aquí.
La captura se aprobó pero el saldo no cambió en el Dashboard.	Los indicadores del dashboard tardan unos segundos en recalcularse; espera y recarga. Si persiste, abre una solicitud de soporte (botón de ayuda ? → Soporte) con el cliente, el monto y la fecha de la captura.

Checklist operativo

• Reviso la cola de capturas pendientes al menos una vez al día o tras cada cierre de jornada.
• Comparo el Monto pendiente con los comprobantes y el efectivo reportado por el cobrador.
• Verifico que el folio, cliente y monto coincidan con el ticket o el recibo de pago.
• Leo la Distribución y confirmo que sume el monto capturado y que vaya a las cuotas correctas.
• Reviso el Método y la Referencia antes de aprobar transferencias, tarjetas o depósitos.
• Documento el motivo cuando rechazo; evito rechazos genéricos.
• No apruebo capturas propias si también soy cobrador; busco que otro auditor las revise.
• Pulso Actualizar si varias personas auditan al mismo tiempo.
• Después de aprobar, verifico el crédito en Dashboard crédito para confirmar el cambio de saldo.
• Mantengo la cola limpia: lo pendiente de hoy no pasa a mañana sin justificación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué pasa si apruebo una captura por error? Una captura aplicada no se puede deshacer desde esta pantalla. Hay que pedir la anulación con una solicitud de soporte (botón de ayuda ? → Soporte) con el cliente, el monto y la fecha de la captura; eso quita el abono de las cuotas y recalcula la salud crediticia. Documenta el incidente antes de solicitar la anulación.

2. ¿Puedo editar el monto o la distribución de una captura desde Auditoría? No. Esta pantalla solo permite aprobar o rechazar. Si el monto o la distribución están mal, rechaza la captura con el motivo y pide al cobrador que la registre de nuevo desde Mi jornada o Cobranza.

3. ¿Por qué una captura no aparece en la cola si el cobrador ya la registró? Posibles causas: otro auditor ya la aprobó o rechazó, el cobrador pertenece a otro negocio, o la registró un administrador y se aprobó sola sin pasar por auditoría. También verifica con qué usuario se capturó.

4. ¿Qué significa el código de lote B-AAAAMMDD-xxxxxx? Es el identificador del lote de cobranza al que se asoció la captura. El cobrador abre un lote al iniciar su jornada y lo cierra al terminar. La auditoría revisa las capturas del lote; su resumen se actualiza con cada aprobación o rechazo.

5. ¿Cuál es la diferencia entre la fecha de pago y la fecha de captura? La fecha de pago es cuando el cliente entregó el dinero (puede ser anterior). La fecha de captura, la que ves en Fecha, es el momento exacto en que el cobrador o administrador registró el pago en el sistema.

6. ¿Puede un cobrador aprobar sus propias capturas? No. Los cobradores no tienen acceso a esta pantalla; solo administradores, administradores del negocio y super administradores aprueban. Cuando un administrador registra un pago, normalmente se aprueba en automático.

7. ¿Dónde consulto el historial de capturas aprobadas o rechazadas? Esta pantalla solo muestra las pendientes. Lo aprobado y rechazado se refleja en el Dashboard crédito y en los lotes de cobranza; para el historial completo de un crédito, pídelo a soporte.